Hoy en día los problemas imprevistos pueden ocurrir en cualquier equipo o proceso dentro de tu empresa. La resolución de estos problemas y la mejora de procesos requiere diversos métodos que le brinden respuestas a diversos sucesos o problemáticas que pudieran estar causando inconvenientes.
Analizando estos problemas estos son tan solo síntomas de causas más profundas. Una solución rápida a un problema puede ser conveniente, sin embargo, esta no protege a tus procesos de errores recurrentes. Es por ello que tú y tu equipo deben enfocarse en encontrar la causa raíz y abordarla adecuadamente.
Uno de los procedimientos más utilizados es el método de los “5 ¿Por qué?”, esta es una de las metodologías de mejora de procesos más efectiva y tal vez más fáciles de aplicar, para el análisis de causa raíz dentro de la metodología de Lean Management. Además, gracias a su simplicidad es posible adaptarla a cualquier tipo de situación y momento.
Esta técnica se utilizó por primera vez en Toyota durante la evolución de sus metodologías de fabricación, se usa actualmente con Six Sigma.
Los “5 ¿Por qué?” es una técnica sistemática de preguntas utilizada durante la fase de análisis de resolución de problemas. Cuando buscamos solucionar un problema, hay que empezar por el resultado final y trabajar hacia atrás preguntando continuamente: “¿Por qué?” Necesitaremos repetir este proceso continuamente hasta llegar a la solución, respuesta o razón.
La técnica parte de que no todos los problemas tienen únicamente una causa, sino que pueden existir varios motivos para que este haya ocurrido.
Algo normal que puede ocurrir es que los miembros del equipo pueden sentir que tienen suficientes respuestas a sus preguntas y esto podría ocasionar que se falle en identificar las causas más probables del problema debido a que no se buscó con la suficiente profundidad.
Por eso debemos repetir una y otra vez la pregunta hasta que la causa raíz del problema se hace evidente. No obstante, debes tener en cuenta que, si no obtienes una respuesta correcta de manera rápida, es posible que necesitemos utilizar una técnica de resolución de problemas más sofisticada como el Análisis de la Causa Raíz o el Análisis Causa y Efecto
Algunas posibles causas para un mismo problema pueden ser la falta de recursos, la falta de mantenimiento en instalaciones, maquinarias y equipos, la ausencia de estándares, los métodos de trabajo inadecuados, el incumplimiento de algún requisito, entre otros muchos más.
Hay que recalcar que el número de “cinco” por qué atribuido a esta técnica no es forzoso de cinco veces, ya que durante el proceso de pregunta-respuesta se puede repetir tantas veces como sea necesario para encontrar la causa raíz del problema. Pero la experiencia nos dice que a partir del “5 ¿Por qué?”, resulta suficiente para sacar a la luz las causas principales del problema.
La idea es que con estas preguntas se pueda llegar a una resolución. Por ejemplo, si una maquinaria en tu empresa se ha descompuesto, la primera pregunta para averiguar lo qué sucedió será: ¿por qué se descompuso la máquina?, según la respuesta, el segundo porqué podría ser: ¿por qué tuvo una sobrecarga de trabajo?, después de esto, la siguiente pregunta puede ser: ¿por qué tenía falta de mantenimiento? y así sucesivamente hasta llegar a la posible respuesta.
Continuando con el ejemplo, el proceso podría darte la siguiente conclusión: La maquinaria tuvo una sobrecarga de trabajo porque desde hace 6 meses no se le ha dado un chequeo, ni ningún mantenimiento apropiado, por falta de un planeamiento de mantenimiento adecuado dentro de la empresa.
De esta manera, lo “¿Por qué?”, te han dado una razón con la que podrás intervenir y mejorar los procesos.
En resumen, la técnica de los “5 ¿Por qué?”, es una interesante herramienta de gestión y análisis aplicable a cualquier área de su organización, es sencilla, se puede adaptar de forma rápida para que puedas resolver casi cualquier problema, además que cuando se combina con otros métodos de solución de problemas, es una herramienta muy efectiva, por lo que debemos hacerla nuestra y aplicarla siempre que sea necesario.
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